Panduan Awal

Mengenal Wypex Erp

Apa itu ERP ?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan mencakup semua aspek operasi bisnis, seperti manajemen keuangan, manajemen persediaan, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Dalam konteks app store, ERP dapat membantu pengelola bisnis untuk mengelola semua aspek operasi bisnis mereka secara efisien dan terpadu.

Wypex ERP

Wypex ERP memiliki 3 produk variant. Yaitu :

1. Wypex ERP UMKM
2. Wypex ERP Cloud
3. Wypex ERP Self Hosted Cloud
4. Wypex ERP On Premise

Wypex ERP UMKM

Produk ini diperuntukan bagi perusahaan yang sedang berdiri dan hanya memiliki 1 user admin atau akuntan. Instalasi juga hanya dapat dilakukan di komputer/laptop dan tablet serta data hanya tersimpan secara lokal pada perangkat yang dipergunakan saat instalasi.  Sehingga instalasi pada perangkat yang lain tidak akan terintegrasi pada instalasi sebelumnya.

Wypex ERP Cloud

Wypex Erp Cloud diperuntukkan bagi perusahaan yang memiliki banyak user ataupun banyak tempat usaha. Instalasi menggunakan browser sehingga dapat melakukan input transaksi bersama-sama dan saling terintegrasi. Input transaksi antara user dengan user yang lain akan saling terhubung. Input transaksi juga dapat dilakukan dimanapun tanpa harus menggunakan perangkat yang sama. Selain multi user , kelebihan produk ini data akan di backup secara berkala sehingga mengurangi resiko kehilangan data. Produk ini sangat cocok jika tidak memiliki team IT karena semua pengelolaan akan dilakukan oleh Wypex Team.

Wypex ERP Self Hosted Cloud

Produk Self Hosted Cloud diperuntukan bagi perusahaan yang menginginkan data tersimpan di cloud perusahaan dan saat ini hanya Wypex ERP hanya mendukung AWS Cloud. Layaknya Wypex ERP Cloud , produk ini dapat diakses dari manapun dan menggunakan perangkat yang mendukung browser. Produk ini cocok jika perusahaan menginginkan data dan kontrol pada otoritas perusahaan. Perusahaan dapat meminta dukungan dari Wypex Team untuk melakukan perawatan terhadap cloud resources milik perusahaan termasuk update dan upgrade dari produk Wypex ERP secara berkala.

Wypex ERP On Premise

Produk ini diperuntukan bagi perusahaan yang menginginkan data tersimpan di lokasi kerja perusahaan dan seyogyanya memiliki IT resources yang memadai. Produk ini juga mewajibkan perusahaan untuk memiliki hardware ataupun server dengan fasilitas server yang memadai. Produk ini juga saling terintegrasi dan dapat dilakukan input secara bersamaan dengan banyak user. Perusahaan juga dapat meminta dukungan dari Wypex Team untuk melakukan perawatan sesuai dengan skope pekerjaan yang disepakati.

Instalasi

Instalasi pada Wypex ERP UMKM dapat dilakukan secara mandiri. Wypex ERP UMKM saat ini hanya tersedia di microsoft app store.

Sedangkan untuk konfigurasi Wypex ERP Cloud, Self Hosting Cloud dan On Premise hanya dapat dilakukan oleh Wypex Team.

Membuat Perusahaan

Registrasi

Lakukan registrasi akun jika belum pernah mendaftar di Wypex, jika sudah pernah mendaftar masuk ke langkah selanjutnya Login. Langkah-langkah mendaftar adalah sebagai berikut :

1. Klik Sign Up pada bagian bawah login.
2. Ketik email sebagai username
3. Masukan password dan konfirmasi password
4. Klik Submit
5. Kode OTP akan dikirim ke email. Jika Kode OTP belum terkirim, klik tombol request OTP kembali
6. Masukan kode OTP
7. Klik verifikasi

Sign In / Login

Lakukan Login/Sign In sesuai dengan email dan password yang sudah terdaftar di Wypex.

Membuat Perusahaan

Klik tombol buat Perusahaan dan masukan field-field dibawah. Kemudian klik submit

Master Data

Produk

Produk memiliki 3 tipe yaitu : 

• Barang Dagang/Barang Jadi : Barang yang diperdagangkan atau barang hasil produksi.
• Biaya : biaya yang dapat dimasukkan ke dalam invoice, namun tidak menjadi pendapatan, dan harus dibayarkan kepada pihak ketiga.
• Jasa : tipe produk jasa yang dijual kepada pelanggan dan menjadi pendapatan perusahaan.

Konversi Satuan

Konversi satuan dari satuan A ke satuan B, untuk memudahkan dalam transaksi pembelian atau penjualan. Contoh 1 Dos = 48 buah gelas.

Business Partner Customer dan Vendor

Business Partner terdiri dari customer atau vendor. Sistem juga memiliki fitur untuk master data rekan bisnis baik itu customer atau pun vendor. Informasi dari customer atau pun vendor seperti alamat, NPWP dan no telepon juga tercatat dalam sistem.

Kategori Produk

Kategori Produk dipergunakan untuk mengklasifikasi produk sehingga memudahkan dalam analisa, pencarian produk dan lain-lain.

Field	Deskripsi	Contoh	Tipe Data
Nama Kategori	Nama kategori produk	ex: Minuman dll	Text

Akun Bank

Akun bank adalah rekening-rekening perusahaan yang akan dipergunakan dalam perusahaan. Setiap transaksi yang melibatkan penggunaan keuangan bank akan selalu tercatat dalam akun bank, sehingga pada akhir periode dapat dianalisa laporan keuangan perusahaan.

Price list Version

Memiliki multiple daftar harga produk sehingga dapat memungkinkan sebuah produk memiliki variasi harga, semisal produk A dapat memiliki harga yang berbeda di setiap lokasi disesuaikan dengan kondisi pasar lokasi tersebut.

Sales - Receivable Customer

1. Pendahuluan

Panduan ini menjelaskan bagaimana mengelola Sales Receivable Customer di Wypex ERP, termasuk proses pencatatan penjualan, pembuatan invoice, pencatatan pembayaran, dan pengelolaan piutang pelanggan.

2. Ruang Lingkup

Panduan ini mencakup:

• Proses pencatatan Sales Order
• Pembuatan dan pengelolaan Invoice
• Penerimaan pembayaran dari pelanggan
• Monitoring piutang dan pelaporan

3. Alur Proses

3.1 Pembuatan Sales Order

1. Masuk ke modul Sales Lihat Bab Sales Order
2. Buat Sales Order (SO) berdasarkan pesanan pelanggan
3. Tentukan termin pembayaran dan validasi pesanan

3.2 Pembuatan Invoice

1. Konversi Sales Order menjadi Invoice
2. Tambahkan detail pembayaran sesuai kesepakatan pelanggan
3. Kirim invoice ke pelanggan melalui email atau cetak dokumen

3.3 Penerimaan Pembayaran

1. Masuk ke modul Receivables
2. Pilih invoice yang akan dibayar
3. Catat metode pembayaran (Transfer, Giro, Tunai, dll.)
4. Validasi pembayaran dan simpan transaksi

3.4 Monitoring Piutang

1. Cek laporan Aging Receivable untuk melihat status piutang
2. Lakukan follow-up untuk invoice jatuh tempo
3. Rekonsiliasi dengan laporan keuangan untuk memastikan akurasi data

4. Laporan & Analisis

• Laporan Piutang: Menampilkan daftar invoice yang belum dibayar
• Laporan Pembayaran: Melacak pembayaran masuk dari pelanggan
• Aging Report: Menunjukkan umur piutang berdasarkan jatuh tempo

5. Best Practices

• Gunakan termin pembayaran yang jelas untuk menghindari keterlambatan
• Lakukan rekonsiliasi secara rutin untuk menghindari kesalahan pencatatan
• Kirim reminder otomatis kepada pelanggan untuk invoice jatuh tempo

6. Kesimpulan

Sales Receivable Customer di Wypex ERP membantu bisnis dalam mengelola penjualan dan piutang pelanggan secara efisien. Dengan memahami proses ini, perusahaan dapat meningkatkan arus kas dan mengurangi risiko piutang tak tertagih.

Quotation

Quotation adalah dokumen penawaran kepada customer.

Sales Order / Penjualan

Penjualan ada 2 tipe yaitu :

1. Penjualan Langsung
2. Penjualan Tidak Langsung

Penjualan Langsung

Penjualan langsung adalah penjualan yang dilakukan tanpa menggunakan Purchase Order dari customer, namun langsung melakukan pembayaran dan barang langsung diterima.

Penjualan Tidak Langsung

Penjualan tidak langsung adalah penjualan dengan melalui proses purchase order dari customer –> penerimaan barang (good receipt) –> Invoice dari customer –> Pembayaran

Set Document Status Completed

Semua dokumen transaksi harus di ubah status dokumen menjadi completed untuk membuat transaksi jurnal dan transaksi material jika ada.

Item produk yang diinput dalam sales order.

Delivery/Pengiriman/Surat Jalan

Setelah sales order dokumen dibuat, maka surat jalan atau delivery dokumen harus dibuat sebagai surat jalan pengiriman barang dengan menggunakan referensi Sales Order yang sudah dibuat sebelumnya.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed ketika telah melakukan pengiriman ke customer

Invoice Customer

Setelah melakukan pengiriman, maka akan dibuat invoice kepada customer dengan menggunakan referensi sales order.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi jurnal.

Pemasukan/Receivable Customer

Pemasukan adalah pembayaran dari customer kepada perusahaan berdasarkan invoice yang telah dikirimkan kepada customer.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk menghasilkan transaksi jurnal

Alur & Panduan Retur Penjualan (Sales Return Guidance)

Dokumen ini menjelaskan alur kerja (workflow), aturan bisnis (business rules), serta lifecycle dokumen untuk proses Retur Penjualan dengan skenario Penggantian Barang (Replacement).

1. Ikhtisar Alur Dokumen (Document Flow Overview)

Siklus transaksi retur penjualan mengikuti alur berantai (chaining reference) sebagai berikut:

$$\text{Surat Jalan / Shipment} \longrightarrow \text{Pengajuan Retur} \longrightarrow \text{Penerimaan Barang Retur} \longrightarrow \text{Pengiriman Barang Pengganti}$$

2. Detail Step-by-Step & Lifecycle Dokumen

Step 1: Pengajuan Retur Penjualan (Sales Return Request)

• Dokumen Acuan (Parent): Surat Jalan / Shipment Perusahaan
• Tujuan: Merekam dan memvalidasi permintaan pengembalian barang dari pelanggan sebelum fisik barang dikirim/diterima di gudang.
• Prosedur & Aktivitas:
  1. Pelanggan mengajukan retur atas pengiriman barang yang pernah diterima.
  2. Admin / Sales memuat nomor Surat Jalan / Shipment terkait ke dalam sistem.
  3. Sistem menarik secara otomatis daftar item, kuantitas maksimal, dan harga dari pengiriman asal.
  4. Admin memilih barang yang diretur, mengisi kuantitas, menentukan alasan retur (Return Reason), serta memilih tipe tindakan lanjutan (Ganti Barang / Replacement).
• Lifecycle Status Dokumen:
  • Draft: Dokumen baru dibuat. Data masih dapat diubah, ditambah, atau dihapus.
  • Completed: Status otomatis berubah setelah seluruh kuantitas item yang diajukan selesai diterima pada tahap Penerimaan Barang.
• Dampak Stok & Akuntansi:
  • Stok: Tidak ada perubahan stok fisik maupun logis.
  • Akuntansi: Belum ada penulisan jurnal keuangan.

Step 2: Penerimaan Barang Retur (Sales Return Receipt)

• Dokumen Acuan (Parent): Pengajuan Retur Penjualan (Status: Approved)
• Tujuan: Memverifikasi secara fisik barang yang kembali ke gudang serta mencatat penyesuaian stok dan akuntansi awal.
• Prosedur & Aktivitas:
  1. Tim Gudang menerima fisik barang dari pelanggan dan membuka dokumen penerimaan berdasarkan nomor Pengajuan Retur Penjualan.
  2. Tim Gudang / Quality Control (QC) melakukan pemeriksaan fisik untuk mencocokkan kuantitas serta kondisi barang (Good Condition / Damaged).
  3. Mengonfirmasi hasil pemeriksaan dan menyelesaikan penerimaan barang di dalam sistem.
• Lifecycle Status Dokumen:
  • Draft: Tim Gudang menginput item dan hasil pemeriksaan QC. Data masih bisa disesuaikan.
  • Completed: Dikonfirmasi oleh Kepala Gudang. Data dikunci secara permanen (read-only) dan transaksi dianggap sah.
• Dampak Stok & Akuntansi:
  • Stok: Menambah jumlah stok fisik di gudang (dialokasikan ke lokasi sesuai hasil QC, seperti Quarantine Area, Damaged Warehouse, atau Main Warehouse).
  • Akuntansi: Jurnal otomatis terbentuk:
    • (Debet) Persediaan Barang Retur / Transit
    • (Kredit) Harga Pokok Penjualan (HPP)
• Dampak Lanjutan (Trigger):
  • Mengubah status Pengajuan Retur Penjualan menjadi Completed (jika seluruh barang sudah diterima penuh).
  • Membuka akses untuk pembuatan dokumen Pengiriman Barang Pengganti.

Step 3: Pengiriman Barang Pengganti (Replacement Shipment)

• Dokumen Acuan (Parent): Penerimaan Barang Retur (Status: Completed)
• Tujuan: Mengeluarkan barang baru/bagus dari stok gudang untuk dikirimkan kepada pelanggan sebagai pengganti barang yang retur.
• Prosedur & Aktivitas:
  1. Tim Logistik membuat Surat Jalan Pengganti dengan memanggil nomor dokumen Penerimaan Barang Retur yang sudah Completed.
  2. Sistem menarik item dan kuantitas barang pengganti sesuai fisik barang retur yang telah diterima.
  3. Tim Gudang menyiapkan barang bagus (Good Stock) dan memproses pengiriman ke lokasi pelanggan.
• Lifecycle Status Dokumen:
  • Draft: Dokumen siap kirim dibuat. Penyiapan barang di gudang.
  • Completed: Surat jalan dicetak dan barang secara resmi berangkat/dikirim. Dokumen dikunci permanen.
• Dampak Stok & Akuntansi:
  • Stok: Mengurangi stok barang bagus (Good Stock) di gudang.
  • Akuntansi: Jurnal penyesuaian persediaan dan HPP final terbentuk:
    • (Debet) Harga Pokok Penjualan (HPP)
    • (Kredit) Persediaan Barang Bagus (Good Stock)
• Dampak Lanjutan:
  • Seluruh siklus transaksi retur penjualan untuk pengiriman tersebut resmi ditutup (Fully Resolved / Closed).

3. Matriks Alur Dokumen & Transisi Status

4. Aturan Bisnis (Business Rules) & Validasi Sistem

1. Penguncian Data Pasca Completed (Immutable Data):

   • Dokumen dengan status Completed harus terkunci mutlak dari perubahan (read-only).
   • Jika terdapat kesalahan input data pada dokumen yang berstatus Completed, pengguna tidak boleh mengedit langsung, melainkan harus melalui prosedur Void / Cancel Document atau Adjustment.

2. Validasi Kuantitas Menerus (Strict Quantity Validation):

   • Kuantitas yang diajukan pada Pengajuan Retur tidak boleh melebihi kuantitas item yang tertera pada Surat Jalan / Shipment asli.
   • Kuantitas pada Pengiriman Barang Pengganti tidak boleh melebihi kuantitas yang telah resmi diterima pada Penerimaan Barang Retur.

3. Penanganan Penerimaan Bertahap (Partial Return Handling):

   • Apabila pengembalian barang diterima secara bertahap, Pengajuan Retur akan berada pada status perantara Partially Received.
   • Dokumen Pengajuan Retur baru akan berubah menjadi Completed setelah akumulasi kuantitas pada Penerimaan Barang Retur memenuhi kuantitas yang diajukan.

4. Kategorisasi Gudang Berdasarkan QC:

   • Saat memproses Penerimaan Barang Retur, sistem harus memaksa (force) pengguna memilih lokasi penyimpanan sesuai kondisi fisik (contoh: Gudang Barang Rusak vs. Gudang Barang Bagus) demi menjaga akurasi laporan nilai persediaan.

Purchase - Payable Vendor

Purchase-Order

Purchase Order adalah pembelian kepada vendor. Ada 2 tipe purchase order.

1. Purchase Order Langsung
2. Purchase Order Tidak Langsung

Purchase Order Langsung

Pada purchase order langsung tidak ada pembuatan dokumen receipt barang, invoice dan payable (pembayaran) kepada vendor. Dokumen yang dibuat hanyalah Purchase Order dan ubah status Completed.

Purchase Order Tidak Langsung

Pada purchase order tidak langsung harus melalui proses purchase order –> receipt (terima barang) –> invoice —> payable (pembayaran) kepada vendor

Purchase Orderline

Purchase Orderline adalah item -item produk baik itu barang/jasa yang ditambahkan dalam purchase order.

Ubah Document Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi-transaksi yang terkait.

Terima Barang / Good Receipt

Terima barang / Good receipt adalah penerimaan barang di lokasi bisnis (gudang/toko/lokasi lain) dengan merujuk pada purchase order dokumen.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status menjadi completed untuk membuat transaksi jurnal dan transaksi material.

Invoice Vendor

Ketika menerima invoice dari vendor, perusahaan harus menginput invoice dari vendor kedalam sistem. Input invoice vendor harus merujuk pada purchase order yang telah dibuat.

Ubah Dokumen Status Completed

Pembayaran / Payable Vendor

Setelah melakukan input invoice dari vendor, maka langkah selanjutnya membuat dokumen payable vendor atau pembayaran kepada vendor.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi jurnal.

Dokumen Status Reversed

Jika ada kesalahan setelah melakukan dokumen status completed, ubah dokumen status reversed untuk membuat jurnal balik. Kemudian buat lagi dokumen pembayaran seperti langkah sebelumnya.

Alur & Penjelasan Retur Pembelian (Purchase Return)

Dokumen ini menjelaskan alur operasional dan teknis untuk proses Retur Pembelian (Purchase Return) dengan skenario pengembalian barang yang memerlukan penggantian fisik (Replacement). Process ini menggunakan aliran dokumen berantai dari Tanda Terima PO (Goods Receipt) $\rightarrow$ Pengajuan Retur Pembelian $\rightarrow$ Pengiriman Barang Retur $\rightarrow$ Penerimaan Barang Pengganti, di mana setiap dokumen memiliki lifecycle status langsung dari Draft ke Completed.

Ringkasan Alur Dokumen

[Tanda Terima PO / Goods Receipt]
               │
               ▼
   [Pengajuan Retur Pembelian]  ────► Status: Draft ────► Completed
               │
               ▼
   [Pengiriman Barang Retur]    ────► Status: Draft ────► Completed (Stok Keluar -)
               │
               ▼
  [Penerimaan Barang Pengganti] ────► Status: Draft ────► Completed (Stok Masuk +)

Detail Tahapan Step-by-Step

1. Pengajuan Retur Pembelian (Purchase Return Request)

Tujuan: Merekam dan mengidentifikasi item barang yang akan dikembalikan ke Vendor berdasarkan penerimaan barang resmi yang pernah dilakukan.

• Referensi Dokumen: Tanda Terima Barang / Goods Receipt dari Purchase Order (PO).
• Proses Lifecycle Status:
  • Draft: User (Purchasing/Gudang) memilih nomor Goods Receipt asal, memilih item, memasukkan kuantitas barang yang ingin dikembalikan, serta mencantumkan alasan retur (damaged, wrong item, defective). Data masih dapat diedit atau dihapus.
  • Completed: User melakukan eksekusi/konfirmasi akhir. Dokumen terkunci (read-only) dan siap dijadikan acuan untuk pembuatan dokumen Pengiriman Barang Retur.
• Dampak Sistem & Akuntansi:
  • Stok: Belum ada perubahan stok fisik di gudang.
  • Akuntansi: Belum ada jurnal transaksi finansial.
  • Validasi: Sistem memvalidasi agar kuantitas retur tidak melebihi jumlah barang pada Goods Receipt asal.

2. Pengiriman Barang Retur (Purchase Return Shipment / Delivery)

Tujuan: Mengeluarkan fisik barang dari gudang perusahaan untuk dikirimkan kembali kepada pihak Vendor.

• Referensi Dokumen: Pengajuan Retur Pembelian (yang berstatus Completed).
• Proses Lifecycle Status:
  • Draft: Tim Gudang/Logistik membuat dokumen pengiriman berdasarkan nomor Pengajuan Retur Pembelian. Petugas menyiapkan barang fisik dan cetakan Surat Jalan Retur.
  • Completed: Setelah barang dimuat dan dikirim ke Vendor, dokumen diselesaikan. Data terkunci total dan tidak dapat diubah lagi.
• Dampak Sistem & Akuntansi:
  • Stok: Mengurangi stok fisik (-) dari area gudang terkait.
  • Jurnal Akuntansi (Otomatis):
    • (Debet) Hutang Belum Difakturkan / Goods Received Not Invoiced (GRNI) atau Piutang Retur Vendor
    • (Kredit) Persediaan / Inventory
• Trigger: Membuka akses agar dokumen Penerimaan Barang Pengganti dapat dibuat.

3. Penerimaan Barang Pengganti (Replacement Receipt)

Tujuan: Menerima dan memverifikasi barang baru yang dikirimkan oleh Vendor sebagai pengganti barang yang telah dikembalikan.

• Referensi Dokumen: Pengiriman Barang Retur (yang berstatus Completed).
• Proses Lifecycle Status:
  • Draft: Tim Gudang membuka dokumen penerimaan barang pengganti berpatokan pada nomor Pengiriman Barang Retur. Petugas melakukan pemeriksaan fisik/QC atas barang baru yang diterima.
  • Completed: Setelah konfirmasi bahwa barang sesuai dan layak simpan, dokumen diselesaikan dan data dikunci.
• Dampak Sistem & Akuntansi:
  • Stok: Menambah stok fisik (+) barang bagus di gudang.
  • Jurnal Akuntansi (Otomatis):
    • (Debet) Persediaan / Inventory
    • (Kredit) Hutang Belum Difakturkan / Goods Received Not Invoiced (GRNI) atau Piutang Retur Vendor
• Status Transaksi: Seluruh rangkaian siklus retur pembelian untuk transaksi terkait resmi selesai (Closed / Fully Resolved).

Matriks Alur & Dampak Dokumen

Aturan Bisnis (Business Rules)

1. Aturan Kunci Data (Draft vs Completed): Dokumen yang berpindah dari status Draft menjadi Completed harus dikunci mutlak dari perubahan (read-only). Setiap koreksi transaksi yang sudah Completed harus dilakukan melalui mekanisme pembatalan (Void/Cancel) atau penyesuaian (Adjustment).

2. Validasi Referensi Status: Sistem hanya mengizinkan pemilihan dokumen parent yang sudah berstatus Completed. Dokumen yang masih berstatus Draft tidak dapat dijadikan acuan (parent) untuk proses selanjutnya.

3. Integritas Penilaian Stok (Costing Integrity): Nilai/harga barang pengganti saat penerimaan wajib disesuaikan persis dengan nilai persediaan saat barang dikirim retur agar tidak terjadi selisih penilaian stok (inventory valuation).

Manufaktur - Produksi

1. Make to Order (MTO) & Make to Stock (MTS)

Wypex ERP mendukung dua strategi produksi utama:

• Make to Order (MTO): Produksi dilakukan berdasarkan pesanan pelanggan. Produk baru dibuat setelah ada Sales Order, sehingga lebih fleksibel tetapi membutuhkan waktu produksi yang lebih lama.
• Make to Stock (MTS): Produksi dilakukan berdasarkan estimasi permintaan pasar dan stok disiapkan terlebih dahulu. Cocok untuk produk dengan permintaan stabil.

Di Wypex ERP, pengguna dapat memilih strategi ini saat membuat Production Order (Work Order), memastikan efisiensi dalam pengelolaan stok dan proses manufaktur.

2. Bill of Material (BOM)

Bill of Material (BOM) adalah daftar komponen, bahan baku, dan langkah kerja yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk.

• BOM Single Level: Komponen langsung dirakit tanpa sub-assembly.
• BOM Multi Level: Memiliki sub-assembly yang harus dibuat sebelum produk akhir selesai.

Di Wypex ERP, BOM bisa dibuat dan dikaitkan dengan Work Order untuk memastikan bahan yang dibutuhkan tersedia sebelum produksi dimulai.

3. Production Plan

Production Plan dalam Wypex ERP membantu perencanaan jadwal produksi berdasarkan kapasitas mesin, tenaga kerja, dan ketersediaan bahan baku.

• Fungsi Utama:
  ✅ Menyesuaikan jadwal produksi dengan demand pelanggan.
  ✅ Mengoptimalkan penggunaan mesin dan tenaga kerja.
  ✅ Menghindari bottleneck dalam produksi.

Setiap Production Plan bisa dikonversi menjadi Production Order, yang nantinya dieksekusi oleh tim produksi.

4. Monitoring Work In Process (WIP)

Work In Process (WIP) adalah status produk yang masih dalam tahap produksi. Wypex ERP memungkinkan pengguna untuk:

• Melacak progress produksi secara real-time.
• Memeriksa bahan baku yang telah digunakan dan yang masih tersedia.
• Mencatat downtime mesin atau kendala dalam produksi.

Dengan fitur ini, pengguna dapat memastikan tidak ada keterlambatan produksi dan mengoptimalkan efisiensi operasional.

5. Finished Goods

Setelah proses produksi selesai, produk yang telah jadi akan masuk ke Finished Goods Inventory.

• Integrasi dengan Modul Inventory memastikan stok update otomatis.
• Pemeriksaan kualitas (QC) bisa diterapkan sebelum produk masuk gudang.
• Batch & Serial Number Tracking dapat digunakan untuk pelacakan produk.

Di Wypex ERP, pengguna dapat dengan mudah melihat stok Finished Goods dan mengelola distribusi ke pelanggan atau reseller.

6. Biaya Produksi

Biaya produksi dalam Wypex ERP mencakup semua pengeluaran yang terjadi selama proses manufaktur.

• Biaya Material: Harga bahan baku yang digunakan dalam produksi.
• Biaya Tenaga Kerja: Upah operator dan teknisi yang terlibat dalam produksi.
• Biaya Overhead: Listrik, pemeliharaan mesin, sewa pabrik, dan biaya lainnya.

Dengan laporan keuangan dan analisis biaya produksi di Wypex ERP, pengguna dapat melihat profitabilitas setiap produk dan mengoptimalkan biaya operasional.

Master Produk Produksi

Master Produk Produksi

Menu Master Produk Produksi digunakan untuk mendefinisikan jenis produk, material, biaya, dan komponen lain yang dipergunakan dalam proses produksi perusahaan.

Data pada menu ini akan digunakan dalam:

• Proses produksi/manufacturing
• Perhitungan biaya produksi
• Pengelolaan stok material
• Pengaturan produk jadi
• Proses makloon
• Perhitungan overhead dan costing

Setiap item harus ditentukan tipe produknya agar sistem dapat memperlakukan item tersebut sesuai proses bisnis yang berlaku.

Tipe Produk

1. Perlengkapan Operasional

Digunakan untuk alat kerja atau barang pendukung operasional yang dikelola sebagai stok namun tidak termasuk aset tetap dan tidak dilakukan penyusutan.

Contoh:

• Sarung tangan produksi
• Masker kerja
• Obeng
• Alat bantu packing

Karakteristik:

• Dikelola dalam stok
• Tidak disusutkan
• Dipakai untuk operasional harian

2. Bahan Baku Internal

Digunakan untuk material milik perusahaan yang dipakai dalam proses produksi.

Contoh:

• Kain
• Besi
• Plastik biji
• Kayu

Karakteristik:

• Mengurangi stok saat produksi
• Menjadi komponen Bill of Material (BOM)
• Mempengaruhi biaya produksi

3. Produk Jadi

Digunakan untuk hasil akhir produksi yang siap dijual atau didistribusikan.

Contoh:

• Meja kantor
• Kaos jadi
• Botol minuman

Karakteristik:

• Hasil akhir produksi
• Memiliki stok barang jadi
• Dapat dijual ke pelanggan

4. Produk Jadi Variant

Digunakan sebagai template produk jadi yang memiliki beberapa varian seperti ukuran, warna, atau spesifikasi lainnya.

Contoh:

• Kaos Polos (template)

  • Size S
  • Size M
  • Size L

• Sepatu Sport

  • Warna Hitam
  • Warna Putih

Karakteristik:

• Digunakan sebagai induk variant
• Tidak selalu memiliki stok langsung
• Mempermudah pengelolaan variant produk

5. Tarif Overhead

Digunakan untuk mendefinisikan tarif biaya overhead produksi yang telah ditetapkan perusahaan.

Contoh:

• Overhead listrik
• Overhead mesin
• Overhead maintenance

Karakteristik:

• Dipakai dalam perhitungan costing
• Tidak dikelola sebagai stok
• Nilai biaya dapat bersifat tetap atau tarif

6. Biaya Internal

Digunakan untuk biaya internal perusahaan yang dibebankan ke proses produksi.

Contoh:

• Biaya tenaga kerja internal
• Biaya QC internal
• Biaya operasional produksi

Karakteristik:

• Tidak memiliki stok
• Menambah biaya produksi
• Bersumber dari internal perusahaan

7. Material Makloon

Digunakan untuk material milik pelanggan yang dipakai dalam proses makloon.

Contoh:

• Kain milik customer
• Bahan baku titipan pelanggan

Karakteristik:

• Kepemilikan material bukan milik perusahaan
• Digunakan untuk proses makloon
• Perlu pencatatan terpisah dari stok internal

8. Biaya External

Digunakan untuk biaya dari vendor atau pihak ketiga yang dibebankan ke produksi.

Contoh:

• Jasa sablon vendor
• Ongkos finishing external
• Biaya outsourcing produksi

Karakteristik:

• Berasal dari vendor external
• Tidak memiliki stok
• Menambah total biaya produksi

Catatan

• Penentuan tipe produk yang tepat sangat penting karena mempengaruhi:

  • Perhitungan costing
  • Pergerakan stok
  • BOM produksi
  • Laporan persediaan
  • Akuntansi produksi

• Pastikan setiap item dibuat sesuai fungsi bisnisnya untuk menghindari kesalahan transaksi produksi dan costing.

Bill of Material

1. Pengertian Bill of Material (BOM)

Bill of Material (BOM) adalah daftar terstruktur yang mencantumkan semua bahan baku, komponen, dan langkah produksi yang diperlukan untuk membuat suatu produk. BOM berfungsi sebagai panduan utama dalam proses manufaktur, memastikan bahwa semua elemen yang diperlukan sudah tersedia sebelum produksi dimulai.

Di Wypex ERP, BOM digunakan untuk:
✅ Menentukan jumlah dan jenis material yang dibutuhkan untuk produksi.
✅ Mengelola struktur produk, termasuk sub-assembly jika ada.
✅ Menghitung biaya produksi secara lebih akurat.
✅ Mengintegrasikan proses produksi dengan inventory untuk menghindari kekurangan stok bahan baku.

2. Struktur Bill of Material dalam Wypex ERP

Sebuah BOM biasanya mencakup informasi berikut:

3. Kegunaan Bill of Material dalam Wypex ERP

💡 BOM bukan hanya daftar material, tetapi juga alat perencanaan yang memengaruhi seluruh proses manufaktur.

a) Perencanaan Produksi

📌 BOM membantu menentukan jumlah bahan yang harus tersedia sebelum produksi dimulai.
📌 Memastikan tidak ada bahan baku yang kurang sehingga mengurangi downtime produksi.

b) Manajemen Inventory

📌 BOM terintegrasi dengan modul Inventory, memastikan ketersediaan bahan baku secara otomatis.
📌 Menghindari kelebihan stok atau kekurangan bahan yang bisa mengganggu produksi.

c) Perhitungan Biaya Produksi

📌 BOM digunakan untuk menghitung Total Cost of Production, termasuk biaya bahan baku, tenaga kerja, dan overhead.
📌 Membantu menentukan harga jual produk dengan lebih akurat.

d) Kontrol Kualitas & Traceability

📌 BOM mencatat komponen yang digunakan di setiap produk, memudahkan pelacakan jika terjadi cacat produksi.
📌 Berguna dalam proses recall produk atau audit kepatuhan.

4. Perlunya Overhead Estimasi dalam Bill of Material

Overhead Estimasi adalah biaya tambahan yang harus diperhitungkan dalam BOM karena berkaitan dengan produksi tetapi tidak langsung berasal dari bahan baku.

a) Jenis Overhead yang Perlu Ditambahkan

b) Mengapa Overhead Estimasi Penting dalam BOM?

📌 Menghindari perhitungan biaya produksi yang terlalu rendah, sehingga profitabilitas tetap terjaga.
📌 Memastikan harga produk mencerminkan biaya nyata yang dikeluarkan selama produksi.
📌 Membantu perusahaan merencanakan anggaran lebih akurat untuk investasi masa depan.

Kesimpulan

✔ Bill of Material (BOM) di Wypex ERP membantu mengelola bahan baku, proses produksi, dan perhitungan biaya.
✔ BOM dibagi menjadi Single-Level, Multi-Level, Configurable BOM, dan Phantom BOM, tergantung kebutuhan produksi.
✔ Integrasi BOM dengan Inventory dan Production Plan memastikan proses produksi berjalan lancar tanpa hambatan bahan baku.
✔ Overhead Estimasi wajib dimasukkan dalam BOM agar perhitungan biaya produksi lebih akurat dan transparan.

Work Order

Production Plan

Monitoring WIP (Work In Progress)

Biaya-Biaya Produksi

Pembayaran Biaya Produksi

Finance / Keuangan

Close Periode

Dalam akuntansi selalu dilakukan close periode untuk menghitung semua transaksi dari awal periode sampai akhir periode dan untuk menghasilkan laporan-laporan keuangan. Untuk Wypex ERP Personal close periode harus dilakukan secara manual sedangkan dalam Wypex ERP Enterprise close periode akan dilakukan secara otomatis.

Analisa Performansi Perusahaan

Dashboard

Dashboard adalah alat monitoring untuk secara cepat melihat performansi perusahaan.

Laba Rugi

Laporan laba rugi wypex bersifat komparasi dengan periode sebelumnya. Laporan laba rugi dapat membandingkan antara periode dengan periode yang lain.

Neraca

Laporan Neraca wypex dapat dipergunakan untuk membandingkan antara periode.

Arus Kas / Cashflow

Laporan arus kas dalam wypex menggunakan metode tidak langsung. Seperti laporan keuangan yang lain dalam wypex, dapat dibandingkan dengan periode sebelumnya.

Perubahan Modal

Laporan perubahan modal seperti laporan keuangan yang lain dapat dibandingkan dengan periode yang lain.

Stok Material

Laporan stok material dapat dipergunakan untuk melihat kondisi stok produk di semua lokasi bisnis.