Panduan Awal

Mengenal Wypex Erp

Apa itu ERP ?

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan mencakup semua aspek operasi bisnis, seperti manajemen keuangan, manajemen persediaan, manajemen produksi, manajemen sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Dalam konteks app store, ERP dapat membantu pengelola bisnis untuk mengelola semua aspek operasi bisnis mereka secara efisien dan terpadu.

Wypex ERP

Wypex ERP memiliki 3 produk variant. Yaitu :

1. Wypex ERP UMKM
2. Wypex ERP Cloud
3. Wypex ERP Self Hosted Cloud
4. Wypex ERP On Premise

Wypex ERP UMKM

Produk ini diperuntukan bagi perusahaan yang sedang berdiri dan hanya memiliki 1 user admin atau akuntan. Instalasi juga hanya dapat dilakukan di komputer/laptop dan tablet serta data hanya tersimpan secara lokal pada perangkat yang dipergunakan saat instalasi.  Sehingga instalasi pada perangkat yang lain tidak akan terintegrasi pada instalasi sebelumnya.

Wypex ERP Cloud

Wypex Erp Cloud diperuntukkan bagi perusahaan yang memiliki banyak user ataupun banyak tempat usaha. Instalasi menggunakan browser sehingga dapat melakukan input transaksi bersama-sama dan saling terintegrasi. Input transaksi antara user dengan user yang lain akan saling terhubung. Input transaksi juga dapat dilakukan dimanapun tanpa harus menggunakan perangkat yang sama. Selain multi user , kelebihan produk ini data akan di backup secara berkala sehingga mengurangi resiko kehilangan data. Produk ini sangat cocok jika tidak memiliki team IT karena semua pengelolaan akan dilakukan oleh Wypex Team.

Wypex ERP Self Hosted Cloud

Produk Self Hosted Cloud diperuntukan bagi perusahaan yang menginginkan data tersimpan di cloud perusahaan dan saat ini hanya Wypex ERP hanya mendukung AWS Cloud. Layaknya Wypex ERP Cloud , produk ini dapat diakses dari manapun dan menggunakan perangkat yang mendukung browser. Produk ini cocok jika perusahaan menginginkan data dan kontrol pada otoritas perusahaan. Perusahaan dapat meminta dukungan dari Wypex Team untuk melakukan perawatan terhadap cloud resources milik perusahaan termasuk update dan upgrade dari produk Wypex ERP secara berkala.

Wypex ERP On Premise

Produk ini diperuntukan bagi perusahaan yang menginginkan data tersimpan di lokasi kerja perusahaan dan seyogyanya memiliki IT resources yang memadai. Produk ini juga mewajibkan perusahaan untuk memiliki hardware ataupun server dengan fasilitas server yang memadai. Produk ini juga saling terintegrasi dan dapat dilakukan input secara bersamaan dengan banyak user. Perusahaan juga dapat meminta dukungan dari Wypex Team untuk melakukan perawatan sesuai dengan skope pekerjaan yang disepakati.

Instalasi

Instalasi pada Wypex ERP UMKM dapat dilakukan secara mandiri. Wypex ERP UMKM saat ini hanya tersedia di microsoft app store.

Sedangkan untuk konfigurasi Wypex ERP Cloud, Self Hosting Cloud dan On Premise hanya dapat dilakukan oleh Wypex Team.

Membuat Perusahaan

Registrasi

Lakukan registrasi akun jika belum pernah mendaftar di Wypex, jika sudah pernah mendaftar masuk ke langkah selanjutnya Login. Langkah-langkah mendaftar adalah sebagai berikut :

1. Klik Sign Up pada bagian bawah login.
2. Ketik email sebagai username
3. Masukan password dan konfirmasi password
4. Klik Submit
5. Kode OTP akan dikirim ke email. Jika Kode OTP belum terkirim, klik tombol request OTP kembali
6. Masukan kode OTP
7. Klik verifikasi

Sign In / Login

Lakukan Login/Sign In sesuai dengan email dan password yang sudah terdaftar di Wypex.

Membuat Perusahaan

Klik tombol buat Perusahaan dan masukan field-field dibawah. Kemudian klik submit

Master Data

Produk

Produk memiliki 3 tipe yaitu : 

• Barang Dagang/Barang Jadi : Barang yang diperdagangkan atau barang hasil produksi.
• Biaya : biaya yang dapat dimasukkan ke dalam invoice, namun tidak menjadi pendapatan, dan harus dibayarkan kepada pihak ketiga.
• Jasa : tipe produk jasa yang dijual kepada pelanggan dan menjadi pendapatan perusahaan.

Konversi Satuan

Konversi satuan dari satuan A ke satuan B, untuk memudahkan dalam transaksi pembelian atau penjualan. Contoh 1 Dos = 48 buah gelas.

Business Partner Customer dan Vendor

Business Partner terdiri dari customer atau vendor. Sistem juga memiliki fitur untuk master data rekan bisnis baik itu customer atau pun vendor. Informasi dari customer atau pun vendor seperti alamat, NPWP dan no telepon juga tercatat dalam sistem.

Kategori Produk

Kategori Produk dipergunakan untuk mengklasifikasi produk sehingga memudahkan dalam analisa, pencarian produk dan lain-lain.

Field	Deskripsi	Contoh	Tipe Data
Nama Kategori	Nama kategori produk	ex: Minuman dll	Text

Akun Bank

Akun bank adalah rekening-rekening perusahaan yang akan dipergunakan dalam perusahaan. Setiap transaksi yang melibatkan penggunaan keuangan bank akan selalu tercatat dalam akun bank, sehingga pada akhir periode dapat dianalisa laporan keuangan perusahaan.

Price list Version

Memiliki multiple daftar harga produk sehingga dapat memungkinkan sebuah produk memiliki variasi harga, semisal produk A dapat memiliki harga yang berbeda di setiap lokasi disesuaikan dengan kondisi pasar lokasi tersebut.

Sales - Receivable Customer

1. Pendahuluan

Panduan ini menjelaskan bagaimana mengelola Sales Receivable Customer di Wypex ERP, termasuk proses pencatatan penjualan, pembuatan invoice, pencatatan pembayaran, dan pengelolaan piutang pelanggan.

2. Ruang Lingkup

Panduan ini mencakup:

• Proses pencatatan Sales Order
• Pembuatan dan pengelolaan Invoice
• Penerimaan pembayaran dari pelanggan
• Monitoring piutang dan pelaporan

3. Alur Proses

3.1 Pembuatan Sales Order

1. Masuk ke modul Sales Lihat Bab Sales Order
2. Buat Sales Order (SO) berdasarkan pesanan pelanggan
3. Tentukan termin pembayaran dan validasi pesanan

3.2 Pembuatan Invoice

1. Konversi Sales Order menjadi Invoice
2. Tambahkan detail pembayaran sesuai kesepakatan pelanggan
3. Kirim invoice ke pelanggan melalui email atau cetak dokumen

3.3 Penerimaan Pembayaran

1. Masuk ke modul Receivables
2. Pilih invoice yang akan dibayar
3. Catat metode pembayaran (Transfer, Giro, Tunai, dll.)
4. Validasi pembayaran dan simpan transaksi

3.4 Monitoring Piutang

1. Cek laporan Aging Receivable untuk melihat status piutang
2. Lakukan follow-up untuk invoice jatuh tempo
3. Rekonsiliasi dengan laporan keuangan untuk memastikan akurasi data

4. Laporan & Analisis

• Laporan Piutang: Menampilkan daftar invoice yang belum dibayar
• Laporan Pembayaran: Melacak pembayaran masuk dari pelanggan
• Aging Report: Menunjukkan umur piutang berdasarkan jatuh tempo

5. Best Practices

• Gunakan termin pembayaran yang jelas untuk menghindari keterlambatan
• Lakukan rekonsiliasi secara rutin untuk menghindari kesalahan pencatatan
• Kirim reminder otomatis kepada pelanggan untuk invoice jatuh tempo

6. Kesimpulan

Sales Receivable Customer di Wypex ERP membantu bisnis dalam mengelola penjualan dan piutang pelanggan secara efisien. Dengan memahami proses ini, perusahaan dapat meningkatkan arus kas dan mengurangi risiko piutang tak tertagih.

Quotation

Quotation adalah dokumen penawaran kepada customer.

Sales Order / Penjualan

Penjualan ada 2 tipe yaitu :

1. Penjualan Langsung
2. Penjualan Tidak Langsung

Penjualan Langsung

Penjualan langsung adalah penjualan yang dilakukan tanpa menggunakan Purchase Order dari customer, namun langsung melakukan pembayaran dan barang langsung diterima.

Penjualan Tidak Langsung

Penjualan tidak langsung adalah penjualan dengan melalui proses purchase order dari customer –> penerimaan barang (good receipt) –> Invoice dari customer –> Pembayaran

Set Document Status Completed

Semua dokumen transaksi harus di ubah status dokumen menjadi completed untuk membuat transaksi jurnal dan transaksi material jika ada.

Item produk yang diinput dalam sales order.

Delivery/Pengiriman/Surat Jalan

Setelah sales order dokumen dibuat, maka surat jalan atau delivery dokumen harus dibuat sebagai surat jalan pengiriman barang dengan menggunakan referensi Sales Order yang sudah dibuat sebelumnya.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed ketika telah melakukan pengiriman ke customer

Invoice Customer

Setelah melakukan pengiriman, maka akan dibuat invoice kepada customer dengan menggunakan referensi sales order.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi jurnal.

Pemasukan/Receivable Customer

Pemasukan adalah pembayaran dari customer kepada perusahaan berdasarkan invoice yang telah dikirimkan kepada customer.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk menghasilkan transaksi jurnal

Purchase - Payable Vendor

Purchase-Order

Purchase Order adalah pembelian kepada vendor. Ada 2 tipe purchase order.

1. Purchase Order Langsung
2. Purchase Order Tidak Langsung

Purchase Order Langsung

Pada purchase order langsung tidak ada pembuatan dokumen receipt barang, invoice dan payable (pembayaran) kepada vendor. Dokumen yang dibuat hanyalah Purchase Order dan ubah status Completed.

Purchase Order Tidak Langsung

Pada purchase order tidak langsung harus melalui proses purchase order –> receipt (terima barang) –> invoice —> payable (pembayaran) kepada vendor

Purchase Orderline

Purchase Orderline adalah item -item produk baik itu barang/jasa yang ditambahkan dalam purchase order.

Ubah Document Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi-transaksi yang terkait.

Terima Barang / Good Receipt

Terima barang / Good receipt adalah penerimaan barang di lokasi bisnis (gudang/toko/lokasi lain) dengan merujuk pada purchase order dokumen.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status menjadi completed untuk membuat transaksi jurnal dan transaksi material.

Invoice Vendor

Ketika menerima invoice dari vendor, perusahaan harus menginput invoice dari vendor kedalam sistem. Input invoice vendor harus merujuk pada purchase order yang telah dibuat.

Ubah Dokumen Status Completed

Pembayaran / Payable Vendor

Setelah melakukan input invoice dari vendor, maka langkah selanjutnya membuat dokumen payable vendor atau pembayaran kepada vendor.

Ubah Dokumen Status Completed

Ubah dokumen status completed untuk membuat transaksi jurnal.

Dokumen Status Reversed

Jika ada kesalahan setelah melakukan dokumen status completed, ubah dokumen status reversed untuk membuat jurnal balik. Kemudian buat lagi dokumen pembayaran seperti langkah sebelumnya.

Manufaktur - Produksi

1. Make to Order (MTO) & Make to Stock (MTS)

Wypex ERP mendukung dua strategi produksi utama:

• Make to Order (MTO): Produksi dilakukan berdasarkan pesanan pelanggan. Produk baru dibuat setelah ada Sales Order, sehingga lebih fleksibel tetapi membutuhkan waktu produksi yang lebih lama.
• Make to Stock (MTS): Produksi dilakukan berdasarkan estimasi permintaan pasar dan stok disiapkan terlebih dahulu. Cocok untuk produk dengan permintaan stabil.

Di Wypex ERP, pengguna dapat memilih strategi ini saat membuat Production Order (Work Order), memastikan efisiensi dalam pengelolaan stok dan proses manufaktur.

2. Bill of Material (BOM)

Bill of Material (BOM) adalah daftar komponen, bahan baku, dan langkah kerja yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk.

• BOM Single Level: Komponen langsung dirakit tanpa sub-assembly.
• BOM Multi Level: Memiliki sub-assembly yang harus dibuat sebelum produk akhir selesai.

Di Wypex ERP, BOM bisa dibuat dan dikaitkan dengan Work Order untuk memastikan bahan yang dibutuhkan tersedia sebelum produksi dimulai.

3. Production Plan

Production Plan dalam Wypex ERP membantu perencanaan jadwal produksi berdasarkan kapasitas mesin, tenaga kerja, dan ketersediaan bahan baku.

• Fungsi Utama:
  ✅ Menyesuaikan jadwal produksi dengan demand pelanggan.
  ✅ Mengoptimalkan penggunaan mesin dan tenaga kerja.
  ✅ Menghindari bottleneck dalam produksi.

Setiap Production Plan bisa dikonversi menjadi Production Order, yang nantinya dieksekusi oleh tim produksi.

4. Monitoring Work In Process (WIP)

Work In Process (WIP) adalah status produk yang masih dalam tahap produksi. Wypex ERP memungkinkan pengguna untuk:

• Melacak progress produksi secara real-time.
• Memeriksa bahan baku yang telah digunakan dan yang masih tersedia.
• Mencatat downtime mesin atau kendala dalam produksi.

Dengan fitur ini, pengguna dapat memastikan tidak ada keterlambatan produksi dan mengoptimalkan efisiensi operasional.

5. Finished Goods

Setelah proses produksi selesai, produk yang telah jadi akan masuk ke Finished Goods Inventory.

• Integrasi dengan Modul Inventory memastikan stok update otomatis.
• Pemeriksaan kualitas (QC) bisa diterapkan sebelum produk masuk gudang.
• Batch & Serial Number Tracking dapat digunakan untuk pelacakan produk.

Di Wypex ERP, pengguna dapat dengan mudah melihat stok Finished Goods dan mengelola distribusi ke pelanggan atau reseller.

6. Biaya Produksi

Biaya produksi dalam Wypex ERP mencakup semua pengeluaran yang terjadi selama proses manufaktur.

• Biaya Material: Harga bahan baku yang digunakan dalam produksi.
• Biaya Tenaga Kerja: Upah operator dan teknisi yang terlibat dalam produksi.
• Biaya Overhead: Listrik, pemeliharaan mesin, sewa pabrik, dan biaya lainnya.

Dengan laporan keuangan dan analisis biaya produksi di Wypex ERP, pengguna dapat melihat profitabilitas setiap produk dan mengoptimalkan biaya operasional.

Bill of Material

1. Pengertian Bill of Material (BOM)

Bill of Material (BOM) adalah daftar terstruktur yang mencantumkan semua bahan baku, komponen, dan langkah produksi yang diperlukan untuk membuat suatu produk. BOM berfungsi sebagai panduan utama dalam proses manufaktur, memastikan bahwa semua elemen yang diperlukan sudah tersedia sebelum produksi dimulai.

Di Wypex ERP, BOM digunakan untuk:
✅ Menentukan jumlah dan jenis material yang dibutuhkan untuk produksi.
✅ Mengelola struktur produk, termasuk sub-assembly jika ada.
✅ Menghitung biaya produksi secara lebih akurat.
✅ Mengintegrasikan proses produksi dengan inventory untuk menghindari kekurangan stok bahan baku.

2. Struktur Bill of Material dalam Wypex ERP

Sebuah BOM biasanya mencakup informasi berikut:

3. Kegunaan Bill of Material dalam Wypex ERP

💡 BOM bukan hanya daftar material, tetapi juga alat perencanaan yang memengaruhi seluruh proses manufaktur.

a) Perencanaan Produksi

📌 BOM membantu menentukan jumlah bahan yang harus tersedia sebelum produksi dimulai.
📌 Memastikan tidak ada bahan baku yang kurang sehingga mengurangi downtime produksi.

b) Manajemen Inventory

📌 BOM terintegrasi dengan modul Inventory, memastikan ketersediaan bahan baku secara otomatis.
📌 Menghindari kelebihan stok atau kekurangan bahan yang bisa mengganggu produksi.

c) Perhitungan Biaya Produksi

📌 BOM digunakan untuk menghitung Total Cost of Production, termasuk biaya bahan baku, tenaga kerja, dan overhead.
📌 Membantu menentukan harga jual produk dengan lebih akurat.

d) Kontrol Kualitas & Traceability

📌 BOM mencatat komponen yang digunakan di setiap produk, memudahkan pelacakan jika terjadi cacat produksi.
📌 Berguna dalam proses recall produk atau audit kepatuhan.

4. Perlunya Overhead Estimasi dalam Bill of Material

Overhead Estimasi adalah biaya tambahan yang harus diperhitungkan dalam BOM karena berkaitan dengan produksi tetapi tidak langsung berasal dari bahan baku.

a) Jenis Overhead yang Perlu Ditambahkan

b) Mengapa Overhead Estimasi Penting dalam BOM?

📌 Menghindari perhitungan biaya produksi yang terlalu rendah, sehingga profitabilitas tetap terjaga.
📌 Memastikan harga produk mencerminkan biaya nyata yang dikeluarkan selama produksi.
📌 Membantu perusahaan merencanakan anggaran lebih akurat untuk investasi masa depan.

Kesimpulan

✔ Bill of Material (BOM) di Wypex ERP membantu mengelola bahan baku, proses produksi, dan perhitungan biaya.
✔ BOM dibagi menjadi Single-Level, Multi-Level, Configurable BOM, dan Phantom BOM, tergantung kebutuhan produksi.
✔ Integrasi BOM dengan Inventory dan Production Plan memastikan proses produksi berjalan lancar tanpa hambatan bahan baku.
✔ Overhead Estimasi wajib dimasukkan dalam BOM agar perhitungan biaya produksi lebih akurat dan transparan.

Work Order

Production Plan

Monitoring WIP (Work In Progress)

Biaya-Biaya Produksi

Pembayaran Biaya Produksi

Finance / Keuangan

Close Periode

Dalam akuntansi selalu dilakukan close periode untuk menghitung semua transaksi dari awal periode sampai akhir periode dan untuk menghasilkan laporan-laporan keuangan. Untuk Wypex ERP Personal close periode harus dilakukan secara manual sedangkan dalam Wypex ERP Enterprise close periode akan dilakukan secara otomatis.

Analisa Performansi Perusahaan

Dashboard

Dashboard adalah alat monitoring untuk secara cepat melihat performansi perusahaan.

Laba Rugi

Laporan laba rugi wypex bersifat komparasi dengan periode sebelumnya. Laporan laba rugi dapat membandingkan antara periode dengan periode yang lain.

Neraca

Laporan Neraca wypex dapat dipergunakan untuk membandingkan antara periode.

Arus Kas / Cashflow

Laporan arus kas dalam wypex menggunakan metode tidak langsung. Seperti laporan keuangan yang lain dalam wypex, dapat dibandingkan dengan periode sebelumnya.

Perubahan Modal

Laporan perubahan modal seperti laporan keuangan yang lain dapat dibandingkan dengan periode yang lain.

Stok Material

Laporan stok material dapat dipergunakan untuk melihat kondisi stok produk di semua lokasi bisnis.